قالب وردپرس قالب وردپرس آموزش وردپرس قالب فروشگاهی وردپرس وردپرس
خانه / مدیریت پروژه / چگونه از تحلیل شکاف استفاده کنیم؟

چگونه از تحلیل شکاف استفاده کنیم؟

تصور کنید که شما می خواهید در یکی از جنبه های کسب و کار خود بهبود ایجاد کنید، موضوع تغییر می تواند مثلا پاسخگویی بهتر به تماسهای تلفنی باشد.

ممکن است شما برای موضوع راه حلهای مختلفی در ذهن خود داشته باشید، اما قبل از انتخاب یکی از راه حل ها باید مشخص کنید که باید چه اقداماتی برای رسیدن به هدف یا اهداف مورد نظر انجام بدهید.

در اینجا استفاده از روش تحلیل شکاف می تواند بسیار موثر باشد. این روش ساده به شما کمک می کند که فاصله بین وضعیت موجود با وضعیت مطلوبی را که می خواهید به آن برسید مشخص کنید و همچنین اقداماتی را که برای پر کردن این فاصله باید انجام شود تعیین نمائید.

تحلیل شکاف در ابتدای پروژه هنگامی که یک مورد تجاری Business Case توسعه می دهید سودمند است و همچنین در تشخیص اقدامات لازم برای تحویل پروژه ها نقشی اساسی دارد.

استفاده از تحلیل شکاف Gap Analysis

برای اجرای یک تحلیل شکاف در مورد پروژه مورد نظرتان این سه مرحله را باید انجام دهید:

1وضعیت مطلوب مورد نظرتان را مشخص کنید


ابتدا هدف خود را مشخص کنید. این کار وضعیت مطلوب را که در آینده می خواهید به آن دست پیدا کنید روشن می کند به عبارت دیگر جایی که پس از انجام پروژه خود می خواهید به آن برسید مشخص می شود.

یک مثال ساده

وضعیت مطلوب وضعیت موجود اقدامات بعدی/ طرح
پاسخ به ۹۰٪ تماس ها در عرض دو دقیقه

2تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی

برای هر کدام از اهداف، وضعیت فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنید برای این کار می توانید از سوالات زیر استفاده کنید:
چه کسی دانشی را که شما به آن نیازمند هستید دارد؟

برای دستیابی به یک تصویر خوب در مورد وضعیت فعلی با چه کسی باید صحبت کنید؟

آیا اطلاعات در ذهن افراد است یا جایی مکتوب است؟

بهتر راه دست یافتن به این اطلاعات کدام است؟

بوسیله استفاده از جلسه طوفان مغزی؟

بوسیله مصاحبه خصوصی با افراد؟

بوسیله مرور مستندات؟

بوسیله مشاهده فعالیتهای پروژه مانند کارگاه طراحی؟ یا بوسیله راههای دیگر؟

یک مثال ساده

وضعیت مطلوب وضعیت موجود اقدامات بعدی/ طرح
پاسخ به ۹۰٪ تماس ها در عرض دو دقیقه پاسخ به ۵۰% تماسها در دو دقیقه

3شناسایی اینکه چگونه در شکاف پل بزنیم

زمانی که وضعیت مطلوب و وضعیت فعلی را شناختید، می توانید در مورد اینکه چگونه می توانید بر روی شکاف پل بزنید و به اهداف خود برسید فکر کنید.

یک مثال ساده

وضعیت مطلوب وضعیت موجود اقدامات بعدی/ طرح
پاسخ به ۹۰٪ تماس ها در عرض دو دقیقه پاسخ به ۵۰% تماسها در دو دقیقه ایجاد سیستم صف انتظار برای تماس گیرندگان

استخدام نیروی انسانی بیشتر

ایجاد سیستمی که به تماس گیرنده اجازه بدهد که درخواست تماس متقابل را در زمانهای اشغال بودن خط تلفن ثبت کند

توصیه ها

گزارش تحلیل شکاف شما باید دارای جزئیات مناسبی باشد. اگر زیاد وارد جزئیات شوید مخاطبان گیج خواهند شد و اگر به اندازه کافی جزئیات را بیان نکنید به مخاطبان اطلاعات کافی نداده اید که پروژه چگونه اجرا می شود و به پایان می  رسد.

در تحلیل شکاف وقتی وضعیت مطلوب یا وضعیت فعلی را مشخص می کنید نوع معیارهای خود را مشخص کنید. وقتی معیارها کمیت پذیر است آنها را کمی بنامید (مانند هزینه های حقوق ۵۰ درصد هزینه های تولید است) وگرنه آنها را به عنوان گزاره های عمومی نامگذاری کنید (مانند خلاقیت ارزش گذاری شده در داخل سازمان).

در ضمن به یاد داشته باشید که ارزیابی شما از وضعیت مطلوب و وضعیت فعلی می تواند کمی یا کیفی باشد.

نوع ارزیابی وضعیت مطلوب وضعیت فعلی
کمی هزینه ۶۰۰ تومان بابت هر واحد هزینه ۸۰۰ تومان بابت هر واحد
کیفی اعضای تیم با همکاری کارها را پیش ببرند. اعضای تیم به تنهائی کارها را انجام می دهند.

نکته

نکته

مثال این درس بسیار ساده بود در عمل مشکلات بسیار شدیدتر و پیچیده تر هستند. بطور مثال در یک پروژه تکنولوژی اطلاعات در مورد تغییرات نرم افزاری مورد نیاز. مراقب باشید که فعالیتهای لازم برای ایجاد تغییرات و پر کردن شکاف را کم تخمین نزنید و در دام مغالطه برنامه ریزی نیافتید

منبع 

درباره ی محمد رضا حق پرست

نویسنده کتاب شخصیت شناسی انیگرام برای فروشندگان حرفه ای، کارشناس ارشد مدیریت بازرگانی گرایش بازاریابی، 28 سال سابقه کار در صنعت و بازرگانی و 14 سال سابقه مدیریت و مشاوره

دیدگاهتان را بنویسید