قالب وردپرس بیتستان پرنده فناوری
اطـلاعیه بـروزرسانی و تـخفیف هـای ویژه سـایت :
خانه / رهبری / چگونه جلسات مؤثرتری برگزار کنیم
جلسه
جلسه مؤثر

چگونه جلسات مؤثرتری برگزار کنیم

یکی از کارهائی که بسیار از آن تنفر دارم حضور در جلساتی است که هیچگونه خروجی قابل قبولی ندارند و جز اتلاف وقت فایده ای برای آنها متصور نیست. خود من زمانی مدیر بازرگانی خارجی یک شرکت بزرگ تولیدی بودم. هفته ای دو روز صبحها جلسه تولید برگزار می شد اما از آنجائی که این جلسات فاقد کارآئی بود و هر دفعه حدود سه- چهار ساعت وقت من را تلف می کرد تا جائی که امکان داشت از حضور در این جلسات طفره می رفتم. بالاخره معاونت اجرائی شرکت قبول کرد که هر وقت موردی بود که من باید گزارش یا توضیح می دادم به جلسه بروم و وقتی موضوع مرتبط با من تمام شد جلسه را ترک کنم.

توصیه های زیر به شما کمک می کند که جلسات مؤثری برگزار کنید و افراد مؤثر از حضور در چنین جلساتی کراهت نداشته باشند

1)      هدف از برپائی جلسه را مشخص کنید

برای هر جلسه باید دلیل و هدف خاصی وجود داشته باشد و مهارت ها و دانش و یا منصب افرادی که به جلسه دعوت می شوند به رسیدن به اهداف جلسه کمک کند.

 اگر اهداف و مقاصد جلسه ای از قبل مشخص شده باشد، محیط و جو مناسبی برای رسیدن به آن اهداف وجود خواهد داشت وگرنه افراد سردرگم خواهند بود.

در ضمن برخی از افراد دعلاقه دارند که در هر جلسه ای حضور داشته باشند واگر دعوت نشوند دلخور می شوند. بهتر است طوری به این افراد حالی کنید که جلسات زنگ نفریح کار نیست و قرار است در جلسات افرادی حاضر باشند که حضور آنها الزامی است و شرکت دادن افراد مزیتی برای آنها محسوب نمی شود.

2)      یک دستور جلسه زمان بندی شده تنظیم کنید.

بدون دستور جلسه، جلسات به بحثهای حاشیه ای کشیده خواهد شد و حتی گاه جدل و بحثهای بی مورد پیش می آید.افراد اصلاً توجه به محدودیت زمانی نمی کنند و هر چه دلشان بخواهد می گویند. بعضی ها هم که در اینگونه موارد متکلم وحده می شوند و شروع به داستانگوئی می کنند.

 دستور جلسه باعث تمرکز شرکت کنندگان بر موضوعات جلسه می شود و زمان بحث بر سر هر موضوع را مشخص می کند و از اتلاف وقت جلوگیری می کند.

3)      زمان کافی برای آمادگی شرکت کنندگان در نظر بگیرید

گاهی از اوقات افرادی که به جلسه دعوت می شوند باید اسناد و مدارکی را فراهم کنند یا تحلیلی آماده کنند. برای این کار زمان کافی باید اختصاص داده شود وگرنه حضور در جلسه بدون اطلاعات و آمادگی کافی منجر به شکست یا تصمیم گیری های ناپخته می شود و   جلسه نمی تواند به اهدافی که برای آن در نظر گرفته شده برسد.

4)      جلسه را سر وقت برگزار کنید.

برخی از افراد علاقه ای به حضور سر وقت ندارند. باید به این افراد تذکرات لازم قبل از جلسه داده شود و در صورت امکان جریمه ای برای دیرکرد در نظر گرفته شود.

5)      برای اداره جلسه رئیسی توانا انتخاب کنید

جلسه برای اینکه به اهداف خودش برسد نیازمند رئیسی تواناست که توانمندی لازم برای اداره جلسه، زمانبندی صحبتها، زمانبندی موضوعات و کنترل افراد حاضر در جلسه را داشته باشد.

بدون چنین رئیسی افراد وراج و هوچی اداره جلسه را بر عهده می گیرند و جلسه را به بیراهه می برند.

درباره ی محمد‌رضا حق‌پرست

محمدرضا حق‌پرست نویسنده کتاب شخصیت‌شناسی انیگرام برای فروشندگان حرفه‌ای کارشناس‌ارشد مدیریت بازاریابی، 31 سال سابقه کار در صنعت و بازرگانی و 16 سال سابقه مدیریت و مشاوره

دیدگاهتان را بنویسید